Microsoft 365 per le PMI: la guida completa per creare un Modern Workplace

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M365 è in grado di agevolare comunicazione, documenti, attività e processi, purché esistano regole di utilizzo e una struttura condivisa in azienda.

In molte aziende, quando si parla di M365, spesso la sicurezza è poco implementata e governata, soprattutto in termini di identità e dati. L’idea diffusa tra gli IT Manager è che siccome Microsoft fornisce il servizio, l’IT non deve necessariamente occuparsi degli aspetti relativi alla cybersecurity, perché sarà Microsoft stessa a tenere al sicuro l’ambiente.

I License Assessment periodici, spesso assenti nelle imprese, sono una delle soluzioni per contenere i costi e avere sott’occhio gli investimenti corretti. Cosa scoprono le aziende? Che stanno pagando licenze inutilizzate o sovradimensionate, oppure che hanno più prodotti che fanno parzialmente la stessa cosa.

Analogamente all’errata convinzione che “alla sicurezza ci pensa Microsoft”, anche il backup di M365 spesso è sottovalutato. Retention, recupero da cancellazioni accidentali, protezione contro i ransomware ed eventuale piano di Business Continuity vanno invece progettati ad hoc, in base alle esigenze del cliente.

Le aziende acquistano licenze che fornirebbero tantissimo agli utenti, sia in termini di utilizzo che produttività. Il potenziale è quindi altissimo ma il ROI rischia di essere spesso inferiore rispetto all’investimento a causa dei pochi investimenti sulla formazione.

Microsoft 365 viene spesso percepito come un ambiente disorganizzato quando gli utenti faticano a trovare dati e documenti o, una volta individuati, non riescono a capire quale sia la versione più aggiornata e attendibile. A questa difficoltà si può aggiungere la scarsa chiarezza dei flussi collaborativi, quando non è sempre evidente dove condividere un file, avviare una conversazione, gestire un’attività o archiviare un’informazione affinché sia accessibile alle persone coinvolte.

Un’altra fonte di confusione è la disponibilità di numerosi strumenti che, almeno in apparenza, consentono di svolgere attività simili. In assenza di regole condivise e una configurazione coerente di Microsoft Teams, SharePoint e OneDrive, ogni utente tende a scegliere il proprio metodo di lavoro, frammentando documenti e comunicazioni. Il problema si accentua quando i repository di Microsoft 365 vengono utilizzati come una semplice replica del vecchio file system, trasferendo nel cloud cartelle, gerarchie e abitudini consolidate senza ripensare l’organizzazione dei contenuti e le modalità di collaborazione.

La chat è indicata per conversazioni rapide ed estemporanee, spesso dedicate a temi diversi e che possono coinvolgere persone appartenenti a gruppi di lavoro differenti. È utile per confronti immediati ma non rappresenta lo spazio più adatto per organizzare attività continuative.

Quando la collaborazione riguarda un gruppo definito, un progetto o un’attività destinata a proseguire nel tempo, è preferibile creare un team o utilizzare un canale. Il team identifica il perimetro generale di collaborazione, mentre i canali permettono di suddividere il lavoro per argomento, progetto o area operativa.

OneDrive è lo spazio legato al singolo utente ed è indicato per i file personali di lavoro, i documenti ancora in fase di elaborazione e i contenuti non ancora pronti per essere condivisi con un gruppo. Può essere utilizzato anche per condivisioni temporanee con utenti interni o soggetti esterni, purché siano gestite in modo controllato.

Teams e SharePoint sono invece gli ambienti più adatti ai documenti di interesse comune, destinati alla collaborazione e alla consultazione da parte di uno o più gruppi. Qui i contenuti rimangono collegati al team, al progetto o all’area aziendale di riferimento, senza dipendere dall’account del singolo utente.

Indipendentemente dallo strumento utilizzato, l’errore più frequente riguarda la gestione dei permessi. Condivisioni troppo ampie, accessi concessi alle persone sbagliate o autorizzazioni di lettura, modifica e download non correttamente impostate possono esporre informazioni riservate o permettere modifiche indesiderate. Il rischio aumenta quando sono coinvolti utenti esterni e quando i permessi non vengono verificati periodicamente.

Non esiste un’app di Microsoft 365 che generi più valore in assoluto perchè la scelta dipende dalle esigenze e dai processi di ogni azienda. Planner può supportare la gestione delle attività, Forms la raccolta strutturata di dati e feedback, Lists l’organizzazione delle informazioni e OneNote la condivisione di appunti e conoscenze. Sono strumenti pronti all’uso, che possono essere introdotti senza progetti particolarmente onerosi, prevedendo soprattutto un’adeguata formazione degli utenti.

Power Automate svolge invece un ruolo diverso, perchè permette di collegare applicazioni e automatizzare attività ripetitive, passaggi e scambi di informazioni. Se configurato correttamente, può rendere i processi più rapidi e meno esposti agli errori manuali.

Agli strumenti elencati sopra si aggiunge Microsoft 365 Copilot, che può creare valore sia per la produttività individuale, ad esempio nella creazione di contenuti e nell’elaborazione delle informazioni, sia a livello organizzativo, aiutando l’azienda a utilizzare in modo più efficace dati e conoscenze presenti nell’ambiente Microsoft 365.

La collaborazione da remoto e con soggetti esterni richiede strumenti e regole capaci di delimitare con precisione l’accesso a dati e applicazioni. È quindi necessario utilizzare dispositivi aziendali adeguatamente protetti, connessioni VPN sicure quando richieste, autenticazione a più fattori e criteri di accesso differenziati in base all’utente, al dispositivo e al contesto.

Anche le autorizzazioni devono essere assegnate secondo il principio del minimo privilegio, limitate nel tempo quando possibile e verificate periodicamente. Le etichette di riservatezza permettono inoltre di classificare i contenuti e applicare misure di protezione coerenti, regolando anche l’accesso degli utenti esterni a team e siti SharePoint.

Un primo riferimento è Microsoft Adoption Score, disponibile nel centro di amministrazione di Microsoft 365. Lo strumento permette di osservare come vengono utilizzate le applicazioni e quanto Microsoft 365 sia entrato nei processi di lavoro quotidiani.

Oltre al punteggio complessivo, occorre valutare alcuni cambiamenti concreti nei comportamenti degli utenti, come la riduzione degli allegati inviati tramite e-mail a favore della condivisione attraverso OneDrive e SharePoint, l’adozione delle applicazioni più rilevanti per i processi aziendali e, quando previsto dalla strategia IT, la progressiva dismissione di file system e altri strumenti on-premise sostituiti dai servizi cloud.

Altri segnali positivi sono l’aumento dell’utilizzo di Copilot, una maggiore produttività anche in mobilità e la capacità di lavorare in sicurezza fuori dal perimetro aziendale. Microsoft permette di monitorare anche l’adozione di Copilot all’interno di Adoption Score. Sul fronte della protezione, il riferimento è invece Microsoft Secure Score, che consente di valutare la postura di sicurezza dell’organizzazione e il livello di applicazione delle azioni raccomandate.

Per utilizzare Microsoft 365 Copilot in modo efficace e sicuro, è necessario partire da una corretta gestione degli accessi. Copilot rispetta le autorizzazioni già presenti nell’ambiente Microsoft 365 e mostra a ciascun utente soltanto i contenuti ai quali è autorizzato ad accedere. Se i permessi sono troppo ampi o impostati in modo errato, però, l’intelligenza artificiale può rendere più facilmente reperibili informazioni che l’utente poteva già consultare, ma che non avrebbe dovuto avere a disposizione.

Gli accessi devono quindi essere profilati in base al ruolo, all’area aziendale e alle effettive responsabilità. Anche la qualità dei contenuti è determinante perchè documenti e informazioni devono essere disponibili in formati consultabili, organizzati, aggiornati, privi di duplicazioni inutili e correttamente classificati. Condivisioni, permessi ed etichette di riservatezza devono infine essere verificati affinché Copilot possa lavorare su una base informativa affidabile e adeguatamente protetta.

Prima dell’attivazione è consigliabile effettuare un assessment dell’ambiente Microsoft 365, analizzando utenti, gruppi, autorizzazioni, collegamenti di condivisione, accessi esterni e contenuti sensibili. L’obiettivo è individuare file condivisi con un pubblico troppo ampio, permessi non più necessari, siti privi di un responsabile e dati obsoleti o non correttamente classificati.

Sulla base dei risultati è possibile correggere le autorizzazioni eccessive, rimuovere accessi anonimi o non più giustificati, attribuire la responsabilità dei repository e applicare etichette di riservatezza e policy di protezione. Microsoft indica proprio la riduzione dell’oversharing, la revisione periodica degli accessi e la corretta classificazione dei dati tra le attività necessarie per creare una base informativa sicura e governata per Copilot.

Ilaria Faroldi, Executive Subscription Consultant Infor, ci ha parlato di un progetto M365 implementato di recente presso un’azienda cliente.

Il progetto di adozione di Microsoft 365 Copilot che abbiamo implementato all'interno di un'azienda nostra cliente, operante nel settore food, è nato dalla necessità di valutare il reale potenziale dell'intelligenza artificiale a supporto della produttività aziendale, partendo però da un ambiente Microsoft 365 che presentava alcune criticità di sicurezza e governance. 

In particolare, risultavano necessari una verifica della postura di sicurezza del tenant, un'analisi dei permessi e delle condivisioni su SharePoint, OneDrive e Teams e una maggiore attenzione alla gestione degli accessi esterni. Sono inoltre emerse alcune configurazioni potenzialmente rischiose, tra cui Team pubblici, presenza di utenti guest esterni e assenza di una governance strutturata di Microsoft 365 e di Microsoft Purview. 

Il percorso è stato strutturato attraverso un assessment iniziale, una trial controllata di Microsoft 365 Copilot e un'attività di monitoraggio e analisi dell'adozione. 

La fase iniziale ha previsto il controllo della sicurezza del tenant e degli utenti, la verifica dei permessi e delle condivisioni, l'identificazione delle principali aree di remediation e la successiva assegnazione delle licenze agli utenti coinvolti nel PoC. 

È stata quindi avviata una trial di sei mesi con 56 licenze assegnate e 53 utenti attivi, coinvolgendo diverse funzioni aziendali e applicazioni Microsoft 365, tra cui Outlook, Teams, Word ed Excel. 

Durante il trial sono state monitorate le metriche di utilizzo, i principali casi d'uso e il livello di adozione, con l'obiettivo di individuare le modalità più efficaci di utilizzo di Copilot e definire le successive azioni di governance. Parallelamente, sono state identificate le aree di intervento per la messa in sicurezza e la razionalizzazione dell'ambiente Microsoft 365 e degli agenti AI.

Il trial ha evidenziato un riscontro positivo e un'elevata propensione all'utilizzo di Copilot da parte degli utenti.

I principali risultati sono stati:

• 53 utenti attivi su 56 licenze, pari a un tasso di adozione del 94,6%
  
• oltre 15.800 prompt generati durante la trial
  
• utilizzo trasversale tra diverse applicazioni e funzioni aziendali
  
• identificazione di un gruppo di power user pari a circa il 34% degli utenti coinvolti
  
• creazione spontanea di 23 agenti personalizzati, a conferma dell'interesse verso l'AI applicata ai processi aziendali

Il progetto ha quindi confermato il valore percepito di Microsoft 365 Copilot come strumento di produttività, evidenziando al contempo che la sua evoluzione richiede un rafforzamento della governance e della sicurezza.

La fase successiva è stata pertanto indirizzata verso una roadmap evolutiva basata su remediation dell'ambiente Microsoft 365, implementazione di policy di sicurezza e classificazione dei dati tramite Microsoft Purview, revisione degli accessi esterni, razionalizzazione degli agenti AI e monitoraggio continuo dell'adozione.

Implementare un ambiente di Modern Workplace una tantum significa configurare i parametri di M365, dati, utenti, sicurezza in cui al termine della messa regime del progetto, la gestione ordinaria rimane all’azienda o al suo IT.

Un servizio di tipo managed lo mantiene sicuro, aggiornato e performante nel tempo. Con BeeTech Managed Modern Workplace l’azienda non acquista solo una configurazione di un ambiente M365, ma affida a un partner certificato la gestione continuativa dell’ambiente M365, con monitoraggio, supporto e ottimizzazione evolutiva di tutto l’ambiente.

BeeTech Managed Workplace è il servizio gestito a supporto del modern workplace che migliora la produttività, la collaborazione e la sicurezza dei sistemi informativi. Consente all’azienda di fornire ai propri collaboratori un ambiente di lavoro più collaborativo, sicuro e governato grazie alla tecnologia di Microsoft 365 e alla disponibilità del supporto help desk.