Microsoft 365 backup: perchè il modello BaaS è vincente

Una soluzione di backup per Microsoft 365 è fondamentale sia per garantire la sicurezza che la disponibilità dei dati aziendali, assicurando una protezione completa all’azienda. Nel nostro articolo vediamo i vantaggi di affidarsi ad un MSP e ad una soluzione BaaS (Backup as a Service) per M365.

In questo articolo

Il Backup as a Service (BaaS) è una soluzione di backup gestita da terzi, fornitori identificati come Managed Service Provider (MSP), che utilizzano tecnologie cloud ibride o repository cloud fuori sede per archiviare e proteggere i dati aziendali in modo sicuro ed efficiente. Questa soluzione in outsourcing prevede che la gestione e la manutenzione del backup vengano eseguite da un soggetto esterno, con numerosi vantaggi per il cliente finale rispetto ai metodi tradizionali di backup.

Il BaaS riduce il rischio di errori umani e assicura che i backup siano sempre aggiornati e monitorati grazie alle automazioni definite in fase di setup. I processi di backup, infatti, vengono eseguiti automaticamente secondo la frequenza predefinita, riducendo il carico di lavoro e gli oneri per il personale IT.
Il BaaS garantisce inoltre una protezione avanzata dei dati. Utilizzando tecnologie di crittografia e archiviazione distribuita, i dati vengono protetti contro accessi non autorizzati e attacchi informatici. In caso di minacce ransomware, ad esempio, i dati possono essere rapidamente ripristinati da backup sicuri, minimizzando l’impatto sull’azienda.

Le soluzioni di BaaS offrono dashboard centralizzate che permettono ai MSP di monitorare lo stato dei backup, ricevere notifiche su eventuali problemi e accedere ai dati di backup da qualsiasi luogo con una semplice connessione internet. Questo rende la gestione dei dati molto più semplice ed efficiente, a vantaggio del cliente finale.

Un altro aspetto importante è la scalabilità. Le aziende possono facilmente aumentare o diminuire la quantità di spazio di archiviazione in base alle loro esigenze senza dover investire in hardware costosi. Questa possibilità rende il BaaS una soluzione ideale anche per startup, PMI e aziende in crescita, che hanno esigenze di backup variabili. Le soluzioni BaaS offrono tutti gli strumenti per garantire che i dati siano conservati in conformità alla legislazione nazionale vigente e in conformità al GDPR per le aziende europee.

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Microsoft 365 è una delle piattaforme per la produttività più utilizzate dalle aziende, grazie ad una suite completa con potenti servizi in cloud. Su Microsoft 365 transitano quotidianamente file, chat, gestione permessi e molte altre funzioni che rendono il lavoro degli utenti fluido e sempre più interconnesso. La responsabilità della sicurezza e dell’integrità dei dati però, nonostante il cloud, è sempre a carico del titolare del trattamento dei dati, ovvero dell’azienda.

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Le funzionalità native di Microsoft 365, come ad esempio il ripristino degli elementi eliminati, hanno limitazioni significative. Senza un backup adeguato, l’azienda potrebbe dover affrontare diversi problemi, tra cui:

• Cancellazione accidentale dei dati: i dati eliminati accidentalmente potrebbero non essere recuperabili dopo un certo periodo di tempo.
• Attacchi ransomware: senza un backup strutturato, il ripristino dei dati dopo un attacco potrebbe essere molto difficoltoso, se non impossibile.
• Errori umani: errori di configurazione o utilizzo potrebbero causare la perdita di dati importanti o addirittura critici.
• Cancellazione volontaria: non sono rari i casi in cui dipendenti malintenzionati potrebbero eliminare dati importanti in modo volontario (ne abbiamo parlato in questo articolo a proposito di gestione delle identità digitali in azienda).
• Limitazioni nel ripristino nativo di Microsoft: le politiche di conservazione di Microsoft hanno alcune limitazioni e non sempre soddisfano le esigenze aziendali.
• Dati corrotti: il rischio di accorgersi di essere in possesso di informazioni corrotte è reale e i dati potrebbero non essere recuperabili senza un backup esterno.
• Mancanza di conformità: alcune normative richiedono la conservazione dei dati per periodi di tempo specifici, che Microsoft 365 potrebbe non garantire.
• Errori di sincronizzazione: alcuni problemi di sincronizzazione possono portare alla conservazione di dati incompleti o mancanti.
• Interruzioni del servizio: in caso di downtime o di problemi tecnici con Microsoft, l’accesso ai dati potrebbe essere non disponibile o compromesso.
• Perdita di metadati: una perdita di metadati associati può rendere difficile sia il ripristino che la riorganizzazione dei dati.

Quando si parla di protezione dei dati in Microsoft 365, conservazione, backup e archiviazione rispondono a esigenze differenti.

La conservazione, intesa come retention, stabilisce per quanto tempo i contenuti devono essere mantenuti o eliminati e supporta la governance del ciclo di vita delle informazioni. Il backup crea copie versionate dei dati e permette di ripristinare uno stato precedente in seguito a cancellazioni, errori, corruzione o attacchi informatici. L’archiviazione, invece, organizza le informazioni storiche in un ambiente pensato per la consultazione nel tempo, le ricerche, gli audit e l’eDiscovery.

Un approccio efficace coordina quindi questi tre livelli, assegnando a ciascuno un obiettivo preciso.

Per un IT manager non riuscire a recuperare un backup e a garantire la business continuity aziendale può portare a conseguenze spiacevoli, quali:
Reputazione aziendale compromessa: non riuscire a garantire la sicurezza dei dati può minare la fiducia del management, danneggiando l’immagine sia dell’azienda che del team IT.
Ripercussioni sui clienti: il tempo necessario per ripristinare i dati potrebbe influenzare le scadenze dei progetti e determinare ritardi nella delivery ai clienti.
Compliance normativa: oltre ad evidenti danni reputazionali, le non conformità normative relative ai dati possono portare a conseguenze legali e finanziarie.
Costi imprevisti: ripristinare i dati senza un sistema di backup adeguato può generare costi imprevisti, come ad esempio la richiesta di una consulenza urgente ad un’azienda esterna per recuperare i dati persi.

E per un utente che non riesce ad accedere rapidamente alle informazioni necessarie?

Calo di produttività ed efficienza: l’impossibilità di accedere a documenti importanti rallenta l’operatività e potrebbe far perdere opportunità importanti.
Perdita di fiducia nei confronti dell’azienda: l’impossibilità di recuperare informazioni personali o aziendali trasmette a dipendenti e collaboratori una scarsa attenzione alla propria privacy e alla sicurezza.
Errori umani amplificati: se un semplice errore di cancellazione, come l’eliminazione di un file importante, può essere facilmente risolto, il problema potrebbe diventare ben più grande senza un ripristino disponibile.

Oltre a pianificare i backup automatici per conto dell’azienda, un MSP è in grado di effettuare i ripristini in pochi clic e con estrema velocità.
Una soluzione avanzata permette il ripristino di singoli elementi, come e-mail o documenti, in pochi minuti, sempre nel rispetto delle normative.

Le soluzioni di backup as a service per Microsoft 365 consentono poi di espandere facilmente lo spazio di archiviazione man mano che aumentano i volumi di dati, senza nessuna interruzione percepibile.

Una soluzione di backup erogata da un MSP offre funzionalità avanzate per proteggere i dati da ransomware, malware e altre minacce. Ad esempio, i backup incrementali e immutabili assicurano che i dati siano protetti contro le alterazioni e che tutte le versioni precedenti possano essere recuperate in caso di attacco.

Beetech Managed 365 Backup è il servizio gestito dedicato a Microsoft 365, progettato per offrire una protezione completa e sicura dei dati aziendali:

• Conservazione dei dati fino a 7 anni: le copie di sicurezza restano disponibili e recuperabili per il periodo definito dalla policy aziendale, fino a un massimo di 7 anni.
• Conformità al GDPR: assicuriamo che tutte le operazioni relative ai backup rispettino le normative europee sulla protezione dei dati.
• Business continuity garantita: Beetech Managed 365 Backup assicura che le attività aziendali possano tornare alla normalità anche in caso di perdita di dati.
• Ripristini rapidi ed efficienti: il recupero dei dati è veloce e mette subito l’azienda in condizione di lavorare.
• Setup personalizzabili: selezione degli oggetti da sottoporre a backup, frequenza dei backup e modalità di ripristino sono customizzabili.

Il nostro servizio gestito trasferisce e conserva i dati dal cloud Microsoft 365 al nostro cloud in totale sicurezza, mantenendo struttura delle informazioni e metadati, facilitando così l’accesso e il ripristino quando necessario.