Arcese ottimizza la gestione della flotta con FleetUP
Gruppo Arcese è un operatore logistico globale che offre soluzioni di trasporto e logistica integrata lungo l’intera supply chain. Guidato da un approccio fondato su etica, sostenibilità e digitalizzazione, supporta PMI e grandi multinazionali nei modelli B2B e B2C.
Il Gruppo opera attraverso un network internazionale di oltre 100 sedi, con più di 1,5 milioni di metri quadrati di spazi di magazzino, e un portafoglio servizi che include road e intermodal freight, contract logistics, air & ocean freight, gestione documentale ed e-commerce, garantendo elevati standard di affidabilità, flessibilità operativa e soluzioni su misura a livello globale.
LE ESIGENZE
Prima dell’adozione di FleetUP, Arcese si trovava a gestire una grande quantità di informazioni distribuite tra più sistemi e divisioni aziendali. Questa frammentazione rendeva difficile avere una visione completa e aggiornata sullo stato della flotta, limitando la capacità di controllo e di pianificazione.
In particolare, erano emerse alcune criticità chiave:
- monitoraggio frammentato dei chilometraggi, delle scadenze contrattuali e dei costi;
- gestione poco strutturata dei veicoli in pool e dei vettori;
- tempi elevati per le attività di inserimento e dismissione dei veicoli;
- difficoltà nel controllo del rispetto delle fasce chilometriche contrattuali;
- presenza di scostamenti di costo non immediatamente rilevabili;
- calcolo del fringe benefit non automatizzato;
- condivisione complessa delle informazioni tra HR, amministrazione e operation.
Queste criticità avevano un impatto diretto sull’efficienza operativa e sul controllo dei costi.
Arcese aveva quindi la necessità di adottare una soluzione in grado di centralizzare i dati, integrarsi con i sistemi già presenti in azienda e adattarsi ai propri processi interni.
IL CLIENTE
Arcese Trasporti SpA
LE ESIGENZE DEL CLIENTE
Centralizzare i dati di flotta, migliorare il controllo su costi e chilometraggi, semplificare la gestione dei veicoli in pool e ridurre attività manuali ed errori.
LA SOLUZIONE
FleetUP come piattaforma unica di fleet management, integrata con sistemi già presenti, con automazione del fringe benefit, gestione prenotazioni e reportistica personalizzata.
I RISULTATI
Maggiore rispetto dei parametri contrattuali, tempi operativi ridotti, flotta più efficiente e decisioni più rapide grazie a dati affidabili e condivisi.
I PROGETTI FUTURI
Estensione progressiva del livello di controllo, analisi e governance sugli asset aziendali.
LA SOLUZIONE
Per rispondere a queste esigenze, Arcese ha scelto FleetUP, la piattaforma di Infor per la gestione evoluta della flotta aziendale. L’obiettivo del progetto non era solo introdurre un nuovo strumento, ma ripensare in modo strutturato la governance della flotta.
L’implementazione ha previsto:
- l’attivazione dei moduli di gestione flotta e di gestione delle prenotazioni;
- un focus specifico sulla gestione e sull’ottimizzazione dei veicoli in pool;
- l’integrazione con sistemi già presenti in azienda;
- l’automatizzazione del calcolo del fringe benefit;
- la trasmissione e l’autorizzazione strutturata dei dati tra le diverse divisioni aziendali.
Inoltre, FleetUP è stato personalizzato sulla base dei processi interni di Arcese. Sono stati introdotti:
- report dedicati e personalizzati per il monitoraggio dello stato del parco auto;
- il controllo del rispetto delle fasce chilometriche;
- l’analisi degli scostamenti di costo.
Questa adattabilità ha permesso di allineare la piattaforma alle reali esigenze operative dell’azienda.
I RISULTATI OTTENUTI
L’adozione di FleetUP ha portato benefici concreti e misurabili, migliorando in modo significativo il controllo e l’efficienza della gestione della flotta aziendale. Grazie alla centralizzazione dei dati, all’automazione dei processi e all’integrazione con i sistemi esistenti, Arcese ha ottenuto risultati rilevanti su più livelli.
In particolare, i principali risultati raggiunti sono stati:
- +30% medio di veicoli con fascia chilometrica rispettata rispetto all’anno precedente, grazie a un monitoraggio continuo e puntuale dei chilometraggi;
- +25% medio di veicoli rientranti nei parametri contrattuali, con una sensibile riduzione degli scostamenti e dei rischi di penali;
- –60% del tempo necessario per la gestione dell’inserimento dei veicoli, oggi ridotto a circa un terzo rispetto alle tempistiche precedenti;
- gestione più efficiente e tracciabile dei veicoli in pool, con prenotazioni completamente autonome da parte dei driver;
- possibilità di monitorare e modificare il calendario delle prenotazioni da parte dei referenti di filiale;
- reportistica dettagliata sull’utilizzo delle auto in pool, utile per ottimizzare l’allocazione dei mezzi e migliorare il controllo operativo;
- automazione completa della gestione della fiscalità (fringe benefit), tramite la selezione del modello corretto e dei parametri temporali, con riduzione di errori e attività manuali;
- integrazione con i software già presenti in azienda, per la condivisione automatica e in tempo reale dei flussi informativi tra le diverse funzioni;
- massima flessibilità della piattaforma, adattata alle esigenze specifiche di Arcese attraverso personalizzazioni mirate.
Nel complesso, questi risultati hanno reso il processo decisionale più rapido e consapevole, migliorando la collaborazione tra le diverse divisioni aziendali e riducendo in modo significativo il rischio di inefficienze operative ed economiche.
LA COLLABORAZIONE FUTURA CON INFOR
Grazie alla sua flessibilità e alla capacità di adattarsi alle esigenze aziendali, FleetUP rappresenta per Arcese una piattaforma evolutiva e strategica, pensata per accompagnare l’azienda in un percorso di miglioramento continuo della gestione della flotta. L’esperienza maturata ha dimostrato il valore di una soluzione in grado di crescere nel tempo, integrando nuovi processi e funzionalità in linea con l’evoluzione organizzativa.
FleetUP costituisce una base solida per ulteriori ottimizzazioni future, permettendo ad Arcese di estendere progressivamente il livello di controllo, analisi e governance sugli asset aziendali.
La possibilità di adattare la piattaforma a scenari differenti e a nuove esigenze operative consente di affrontare con maggiore consapevolezza le sfide legate alla complessità dei processi, alla condivisione delle informazioni e all’integrazione tra le diverse funzioni aziendali.
In questa prospettiva, FleetUP si conferma non solo come strumento operativo, ma come abilitatore di una strategia di digitalizzazione più ampia, orientata a una gestione sempre più integrata, efficiente e sostenibile degli asset e dei processi aziendali.
